Strumenti di supporto al project management

Tratto da www.mtcube.com/

Scritto da
Prof. Raffaella Folgieri, Ing. PhD
Ricercatore DEAS
Dipartimento di Scienze Economiche Statistiche e Aziendali
Università degli Studi di Milano

Terminata la fase preliminare di raccolta di informazioni e di analisi e scelto il team di progetto, occorre identificare in modo puntuale risorse (umane e non), tempi, costi, attività, interrelazioni tra le attività e momenti di verifica intermedi.
Vanno naturalmente indicati anche stati di avanzamento intermedi del progetto e verifica e consegna finale.
Questa fase è cruciale, poiché rappresenta la quantificazione di tutte le informazioni raccolte e degli obiettivi fissati.
Sarebbe complesso disporre tutte le informazioni su carta, perché l’andamento di un progetto va verificato costantemente ed occorre monitorare tutti i discostamenti (temporali ed economici) in modo da intervenire tempestivamente con le azioni correttive programmate.
Per condurre al meglio un progetto vengono in aiuto strumenti informativi per la gestione di tutte le attività, le risorse coinvolte ed il budget, attraverso l’utilizzo di diagrammi di Gantt, Pert e meccanismi di reporting.
Il più conosciuto ed utilizzato (anche per motivi di costo, me senza nulla togliere alla funzionalità del programma) è Microsoft Project, ma esistono in commercio molti altri prodotti che privilegiano alcuni aspetti del project management o affrontano un progetto in tutti gli aspetti.

Non scenderemo nei dettagli specifici dei programmi, ma ci limiteremo a descrivere l’uso dei diagrammi (Gantt e Pert) che potrete ritrovare in ogni tool di project management.

Il diagramma di Gantt
Gli istogrammi di Gantt sono gli strumenti di più semplice comprensione, più facili utilizzo ed al contempo i più completi. Sono diagrammi temporali, in cui ciascuna attività viene descritta in termini temporali, di costo, risorse, qualità e quantità.
Attraverso il diagramma di Gantt è possibile visualizzare le attività ponendole anche in relazione tra loro (quali possono essere condotte in parallelo e quali invece risultano interdipendenti, ad esempio un’attività può essere propedeutica ad un’altra). Si possono indicare in modo grafico milestone (cioè momenti di verifica, consegna, stati di avanzamento), attività critiche, attività dipendenti da altre e flusso temporale.
Ogni attività è rappresentata da una linea temporale posta sul calendario di progetto, cui possono essere associate risorse necessarie, costi e quantità.
Completato l’istogramma di Gantt, sarà possibile definire il tempo totale minimo di progetto, la sequenza esatta delle fasi e le interdipendenze tra le attività.
E’ possibile anche tracciare progressi e discostamenti, in modo da monitorare costantemente lo stato di avanzamento.
In figura è riportato l’esempio di diagramma di Gantt per un progetto.
E’ facile intuire quanto fin qui illustrato. Ad ogni modo vi invitiamo ad approfondire l’argomento, consultando un manuale su Microsoft Project che vi illustrerà nel dettaglio come compilare l’istogramma.

Diagrammi PERT
PERT sta per “Programme Evaluation and Review Technique”, cioè “Tecnica di Valutazione e Revisione del Programma”.
E’ più sofisticato dei diagrammi di Gantt poiché si adatta meglio ai progetti multifase.
Gli avvenimenti sono rappresentati da cerchi o altre figure chiuse e le attività sono rappresentate da frecce che collegano i cerchi. La linea punteggiata collega invece due avvenimenti.
I diagrammi PERT sono più utili se vengono interpretati per raffigurare il tempo programmato per il completamento di un’attività. I diagrammi PERT più sofisticati sono posti su una linea temporale.
Per comporre un diagramma PERT occorre elencare le fasi necessarie per portare a completamento il progetto e bisogna calcolare il tempo necessario per completare ciascuna fase.

Dovrete poi tracciare la rete di relazioni che intercorrono tra le varie fasi, ponendole nel giusto ordine sequenziale. Le attività che si svolgono in parallelo sono segnate su cammini diversi.
Per accrescere l’utilità di un diagramma PERT, si può colorare ogni attività completata ed indicare il tempo reale al di sopra di quello previsto per avere sempre il colpo d’occhio dei discostamenti temporali. In figura è riportato un esempio di diagramma PERT.

 

© Il Project Management: Prime indicazioni e metodologie di base - Prof. Raffaella Folgieri, Ing. PhD

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