Project Management:  La Valutazione del Progetto
 

Tratto da www.mtcube.com/

Scritto da
Prof. Raffaella Folgieri, Ing. PhD
Ricercatore DEAS
Dipartimento di Scienze Economiche Statistiche e Aziendali
Università degli Studi di Milano

Già durante la fase realizzativa il progetto viene via via valutato, prendendo in considerazione le singole attività (task).

La revisione finale rappresenta ad ogni modo lo step più importante, poiché fornisce indicazioni sull’andamento generale, indicazioni sui livelli di qualità ed indicazioni sui costi. Dalla valutazione di un progetto nascono sempre utilissime lezioni sulla conduzione e sui comportamenti da evitare in futuro, in analoghe esperienze.
Potete rivedere un progetto basandovi sulla vostra valutazione personale, ma per non rischiara di tralasciare aspetti che vanno valutati, vi sono tecniche che aiutano a gestire al meglio questa fase. Una di queste è quella delle 7 S di McKinsey.

La tecnica delle 7 S di McKinsey
Si tratta di un modello che propone di valutare l’impatto del cambiamento su sette fasi:

Strategia
visione e piano aziendale: si è delineata una nuova direzione e si senta l’esigenza di ripianificare?
Sistemi
si prendano in considerazione i sistemi informativi ed i processi manuali: si è migliorati in efficienza? Dove si può migliorare?
Staff
gli attori coinvolti hanno ormai familiarità con il cambiamento? Lo hanno accettato?
Skill
quali sono le nuove esigenze di formazione? Quali saranno i nuovi skill da reclutare?
Stile
la comunicazione ha avuto gli effetti desiderati? L’utilizzo delle tecnologie è stato eccessivo?
Suddivisione
di cultura e etica: si sta perdendo la propria identità aziendale? Alcuni ruoli sono in conflitto con il nuovo assetto?
Struttura
analizzate le linee di reporting e gli ambiti: il processo è efficiente o vi sono ridondanze e duplicazioni? Il processo di decision-making è consolidato?

Chiedetevi poi, ovviamente, se vi sono altri argomenti da valutare.
Vi è poi un’altra tecnica: quella del semaforo.

La tecnica del semaforo
Stilate un elenco di domande che valutano sia gli aspetti qualitativi, che di gruppo ed economici, organizzativi e di risultato di tutto il progetto.
A ciascuna domanda assegnate un valore “semaforico”, ovvero:

Rosso = cosa non si deve più fare?
Arancione = cosa bisogna portare a termine e concludere?
Verde = cosa è stato concluso bene ed andrebbe insegnato ad altri?

Gli strumenti a supporto del processo di revisione
Anche per la revisione possiamo utilizzare strumenti informativi di supporto,
ovvero, in coincidenza con quelli utilizzati per le fasi precedenti:

  • Diagrammi di Gantt
  • Analisi SWOT
  • Tabelle del punto di controllo

In questo modo svilupperete un approccio al punto critico al progetto, che è la modalità migliore per non tralasciare alcun aspetto significativo.
Per concludere è bene ribadire l’importanza delle attività della fase preliminare.
Vi sarete resi conto anche leggendo questa guida come sia importante dedicare i maggiori sforzi e la maggior cura all’analisi, alla raccolta delle informazioni e nella
stesura puntuale del piano.
Se la pianificazione tiene conto di tutte le necessità di progetto e di tutti gli eventi che devono o possono verificarsi, la fase realizzativa diventa più agevole e solitamente presenta meno problemi. In tal modo, proprio nella fase realizzativa, potrete concentrarvi sulla motivazione del gruppo di lavoro e sul controllo degli step di progetto, per evitare conflitti e per giungere adeguatamente preparati al momento di verifica finale.

Gli ultimi consigli per il Project Manager

Fate in modo che sin dall’inizio:

  • Sia ben chiaro lo scopo del progetto
  • Sia noto a tutti il proprio ruolo e la maggior importanza del progetto rispetto al singolo. Nessuno deve essere insostituibile o ritenersi tale, per cui sarà anche compito del project manager fare in modo che l’informazione circoli e che ogni persona possa essere sostituita da un’altra, che conosce ugualmente le attività, in caso di bisogno
  • Ciascun membro del team sappia cosa si aspetta dal progetto e condivida le aspettative con il team
  • Il processo di comunicazione sia efficiente
  • I tempi non siano eccessivamente ridotti
  •  Tutti possano utilizzare strumenti informatici di supporto
  • Gli impatti del vostro progetto su altri progetti o attività siano tenuti sotto controllo, in modo da non causare conflitti o problemi
     

Evitate di incorrere negli errori:

 

  •  portata del progetto non definita
  • risorse scarsamente organizzate
  • mancanza di chiarezza nei ruoli
  • indispensabilità di una persona
  • poca chiarezza degli obiettivi
  • incompletezza del piano
  • problemi di budget non previsti

Persuadente tutti, mediante riunioni o workshop, sin dall’inizio dei vantaggi che si otterranno dal progetto, sia indiretti che diretti (risparmio di tempo, sforzo, economico, difficoltà) e suddividete in target le persone che vorrete raggiungere, in modo da “mirare” ciascun gruppo con specifiche azioni.
Comunicate con entusiasmo e nelle fasi di controllo e revisione fate in modo da portare sempre critiche costruttive, iniziando ogni nota con il riconoscimento del buon lavoro svolto. Nei gruppi di lavoro che hanno successo, ciascuno contribuisce, ascolta, è gentile, dice la verità e coopera.
Ricordatevi di incoraggiare e motivare sempre tutti, riconoscendo i vari stati emotivi del gruppo e le varie fasi che le persone che vi sono attorno potranno attraversare nel processo di cambiamento. Non imponete l’uso di tecnologia nuova, poiché potrebbe ostacolare i processi per le difficoltà intrinseche di apprendimento.
Piuttosto utilizzate strumenti noti e realmente utili agli scopi.
I quattro aspetti che devono essere ben bilanciati per condurre un buon progetto sono la formazione (intesa anche come divulgazione di informazioni e comunicazione), la tecnologia, la tenacia (anche quando sembra di aver tutto contro e sempre con il massimo entusiasmo), la squadra di progetto, che deve essere unita e sicura di poter raggiungere i traguardi fissati.

 

 

© Il Project Management: Prime indicazioni e metodologie di base - Prof. Raffaella Folgieri, Ing. PhD

 

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