PROJECT MANAGEMENT: ATTUAZIONE DEL PIANO

Tratto da www.mtcube.com/

Scritto da
Prof. Raffaella Folgieri, Ing. PhD
Ricercatore DEAS
Dipartimento di Scienze Economiche Statistiche e Aziendali
Università degli Studi di Milano

Definito il piano di lavoro, occorre dare il via al progetto, attenendosi il più possibile al piano originale che, se avete seguito pedissequamente le istruzioni, dovrebbe a questo punto essere completo e dettagliato.
Occorre dunque attuare il piano, monitorare lo stato di tutte le attività e intervenire tempestivamente per la risoluzione di problemi con azioni correttive.

Grafici del punto di controllo
Ad ogni momento di verifica, stabilito nel piano di progetto, dovrete attenervi alla compilazione di una tabella che valuti il rispetto (in confronto a quanto stabilito nel piano) di Qualità, Costo, Tempo e Quantità. La tabella è utile sia al momento in cui avviene il controllo, per registrare i risultati ottenuti, sia all’inizio delle attività per stabilire, in caso di problemi, cosa potrebbe non funzionare, come e quando ve ne accorgerete e cosa farete per tamponare la situazione.

Organizzazione del team
L’organizzazione del team di progetto deve essere gerarchico, rispettando ruoli e mansioni specifiche. Deve essere definito in modo preciso e chiaro a tutti, con chi ciascuno dovrà:

  • decidere
  • attuare
  • agire
  • rivedere

Tutti dovranno sapere quali sono i propri ambiti e in che modo e secondo quale gerarchia, interagire con gli altri.
Nella formulazione degli obiettivi strategici è bene coinvolgere tutte le persone su cui il progetto avrà impatto, in modo da far comprendere a tutti il processo di cambiamento in atto, così che non nascano incomprensioni, resistenze e rivalità.
Ascoltate molto, in modo da poter orientare anche il vostro stesso comportamento e capire dove potrebbero verificarsi conflitti.

Decision-making di gruppo
Generalmente capita spesso che l’intero team di progetto debba prendere decisioni collettive assumendosene la responsabilità. Il processo decisionale di gruppo è ovviamente complesso poiché ciascuno tende a sponsorizzare il proprio punto di vista, per cui, onde evitare conflitti, sarà bene verificare che:
 

  • le decisioni rappresentino il pensiero di tutto il gruppo o quantomeno della maggioranza senza scontentare gli altri, ma cercando di coinvolgere chi non è d’accordo con piccole concessioni;
  • venga incoraggiato l’invio di suggerimenti ed opinioni;
  • le varie indicazioni vengano espresse senza “filtri”;
  • sia sempre monitorato il feedback di progetto;
  • non venga mai dato nulla per scontato.

E’ molto utile tenere sempre sotto mano i report dei progressi ottenuti su ciascuna attività. L’informazione aggiornata è una necessità in fase di attuazione del piano.

Ricordate a tutti che lo scopo di un report è evidenziare le criticità, il raggiungimento degli obiettivi e note di particolare valore. E’ bene stilare report brevi e semplici e riportare sia le note positive che quelle negative.
Più il report (di cui è bene definire uno standard) si esprime in modo numerico e non discorsivo (le parole si usano solo quando è necessario), più sarà facile valutare oggettivamente e non soggettivamente lo stato di avanzamento.
Fate in modo che i report vengano discussi almeno una volta a settimana (magari con una cadenza fissa) e stabilite per ciascuna riunione un ordine del giorno che coinvolga tutti i responsabili di attività.
Nella fase realizzativa la comunicazione diviene sempre più importante, per cui non trascurate questo aspetto ed assicuratevi di ottenere sempre i feedback che vi aiuteranno ad orientare le azioni successive. Ascoltate ogni membro del team, prendendo in considerazione le idee di tutti, incoraggiate la partecipazione attiva ed i suggerimenti e date riconoscimento ai comportamenti, ai risultati e ai contributi positivi.

Il supporto al team di progetto
Quando avviene un cambiamento si notano atteggiamenti diversi che spesso si traducono in grossi problemi, se trascurati nella fase iniziale. Il supporto al team serve a far sentire la presenza di formazione e a dare sicurezza a chi ha difficoltà ad affrontare il cambiamento. Mettete a disposizione di tutti istogrammi e materiale che funga di supporto alla fase di realizzazione.
Dinanzi ad un cambiamento ciascun di noi reagisce in modo diverso.
Dovrete imparare a riconoscere le reazioni per provvedere a rassicurare le persone.
Si possono catalogare gli atteggiamenti entro quattro tipi:
 

  • rifiuto
  • resistenza
  • esplorazione
  • impegno

Il rifiuto è l’incapacità di alcuni ad accettare il cambiamento. Alle volte questo tipo di reazione porta le persone ad ostacolare il progetto o addirittura a causare problemi che potrebbero portare all’insuccesso delle azioni.
La resistenza è causata dal disagio che porta a critiche eccessive, piccole guerriglie, frasi mormorate che potrebbero sabotare la tranquillità del team e rendere più duro del necessario il processo in atto.
Questi due atteggiamenti possono essere ricondotti all’esplorazione e all’impegno (atteggiamenti positivi) solo se le persone hanno la sensazione di essere ascoltate e vengono coinvolte mediante comunicazione, workshop e momenti formativi in cui si affrontano le difficoltà al cambiamento. Esistono in commercio anche utili guide che dovrebbero essere letti da tutti coloro (a tutti i livelli aziendali) che stanno affrontando un cambiamento, in modo che possano riconoscere i propri stati d’animo e imparino ad affrontarli, modificando gli atteggiamenti.
Potete mettere a disposizione del gruppo anche questo materiale, magari introducendone l’utilità e spiegandone il significato durante una riunione, in modo che la cosa non venga presa sottogamba o come un’imposizione.
L’esplorazione è la fase o l’atteggiamento che contraddistingue le persone che hanno accettato il cambiamento e che stanno cercando la via per adattarvisi.
Si cerca il contatto e lo scambio di opinioni costruttive con gli altri.
Un buon project manager dovrà curare particolarmente la comunicazione, in modo da rispondere a tutte le domande sorte e a tutte le informazioni richieste.
Quando subentra l’impegno (o se parliamo di persone che da subito hanno accettato il cambiamento), ormai vi è la consapevolezza che il cambiamento è avvenuto e quindi bisogna impegnarsi a far funzionare il tutto. Attenzione: non è detto che occorra necessariamente l’entusiasmo sfrenato, ma piuttosto che non si incontreranno più resistenze e critiche ma ci si deve impegnare per la “macchina” comune. In questa fase è molto importante il supporto ed il follow-up dei risultati.
Nella fase realizzativa, ogni progetto è caratterizzato da quattro fasi che coinvolgono gli atteggiamenti di gruppo:

Coinvolgimento – le prime riunioni, la spiegazione degli obiettivi, la ricerca dello scopo comune
Conflitto – discussione di scopi ed obiettivi alla ricerca dell’equilibrio di progetto e delle informazioni necessarie alla comprensione comune
Regole – nascono dallo stato precedente. Si ha la necessità di stabilire norme, procedure, politiche e standard, condivise all’unanimità dal gruppo
Performance – la fase di attuazione. Tutti operano in modo funzionale per il raggiungimento degli obiettivi personali e comuni.

Si può tracciare un parallelo tra le fasi che rappresentano gli atteggiamenti del gruppo e le reazioni al cambiamento. Potremmo identificare i vari stati come mostrato in figura:

 

 COINVOLGIMENTO   CONFLITTO   RESISTENZA   PERFORMANCE  
 Rifiuto Resistenza Esplorazione  Impegno

 

© Il Project Management: Prime indicazioni e metodologie di base - Prof. Raffaella Folgieri, Ing. PhD

 

 

 

 

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